Mail afwerken. Een presentatie voorbereiden. Koken. Je vriend bellen. Administratie afhandelen. Een cadeautje kopen. De lijst met urgente dingen die nog gedaan moeten worden is eindeloos. We zouden ons leven lang alleen bezig kunnen blijven met het afwerken van de Lijst der Urgente Zaken.

Urgent vs. Belangrijk

Urgente dingen zijn echter niet altijd belangrijke dingen. Het zijn vaak taken waartoe we ons verplicht voelen (zorgen dat het huis er netjes uit ziet voordat het bezoek komt) of waar anderen ons voor gevraagd hebben. Sommige taken zijn nodig om uit te voeren in die zin dat je in de problemen komt als je ze niet doet (een boete betalen).

Niet toekomen aan wat belangrijk is

Maar hoeveel van die taken zijn nu werkelijk belangrijk? Hoeveel hebben er te maken met wat jij echt in je leven zou willen doen? Het is in onze drukke levens makkelijk om te verdrinken in de urgenties die aan je hoofd zeuren, terwijl dat waar je je leven echt aan wilt besteden op de achtergrond verdwijnt. Wat zijn die belangrijke dingen? Bijvoorbeeld het schrijven van een boek, tijd doorbrengen met je dierbaren, nieuwe vaardigheden leren of meedoen aan een vrijwilligersproject.

Het belangrijkste moment van de week

Omdat de bron van urgente taken nooit opgedroogd raakt, is het zinloos om belangrijke, niet-urgente dingen uit te stellen tot je het urgente hebt afgehandeld. De beste remedie is daarom volgens mij: het belangrijkste moment van de week inplannen. Dit is een vaste hoeveelheid tijd waarop je elke week alleen aan dat werkt dat jij op dit moment het allerbelangrijkste vindt. Het werkt het beste als je in dit moment slechts met één activiteit bezig bent: de allerbelangrijkste. Wat dit is kan gedurende een aantal weken of maanden natuurlijk veranderen.

Hoe lang duurt zo’n moment?

Probeer zoveel mogelijk tijd in te plannen voor het belangrijkste moment, maar tegelijkertijd wel zo weinig dat het makkelijk haalbaar voor je is om deze tijd vrij te maken. Voor de één zal dit een hele dag per week zijn, voor een ander is twee uur de maximum. Om het makkelijker voor jezelf te maken kun je beginnen met één uur en als dat goed gaat de hoeveelheid tijd uitbouwen. Hier zul je vanzelf toe gemotiveerd raken als je merkt hoe goed het je doet om aan voor jou belangrijke dingen te werken.

Commitment

Het belangrijkste is dat je een werkelijk commitment zet naar jezelf. De rest van de week kun je geheel besteden aan urgente dingen, maar op jouw belangrijkste moment werk je enkel aan het echt allerbelangrijkste dat normaal te weinig aandacht krijgt. Plan het moment ver van te voren en op een specifieke tijdstip in. Zo voorkom je dat je wanneer de betreffende dag eenmaal aanbreekt en je nog een flinke to-do lijst hebt, niet je belangrijkste moment alsnog weer opschuift.